راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب برای کسب و کارهای کوچک

راهنمای خرید دستگاه های حضور و غیاب برای مشاغل کوچک: اولین گام، درک انواع دستگاه های حضور و غیاب است.

قبل از خرید دستگاه ردیاب زمان، باید در نظر داشته باشید که برای خرید دستگاه ردیاب زمان چقدر بودجه در نظر گرفته اید.

زیرا بودجه خرید دستگاه حضور کلیدی ترین راهنمای انتخاب دستگاه حضور است.

در میدان حضور و غیاب به دنبال چه باشیم؟

برای تهیه دستگاه حضوری بسته به نیاز کاری خود می توانید از مشاوران مهام پرینت کمک بگیرید.

سوالات متداول
هدف سازمان ها هنگام خرید دستگاه های حضور و غیاب صرفه جویی در زمان و نظارت بر بهره وری فردی است. با این حال، با توجه به تنوع گسترده سیستم های حضور و غیاب موجود، انتخاب برای مدیران سازمانی دشوار می شود. به همین منظور در این مقاله قصد داریم شما را در خرید یک دستگاه منحصربفرد راهنمایی کنیم پس با ما همراه باشید.

اولین قدم شناخت انواع دستگاه های حضور و غیاب است.
ممکن است هنگام بررسی و مقایسه دستگاه های حضور و غیاب با انواع مختلفی از سیستم ها برخورد کرده باشید.

1- زمان حضور روی نقشه:
دستگاه های کارتی معمولاً به دو دسته تقسیم می شوند: 1- دستگاه های کارتی کلاسیک (کارت های پانچ) و 2- سیستم های کارت از راه دور.

دستگاه کارت پانچ کلاسیک
دستگاه های کلاسیک امروزی تفاوت چندانی با نسل های قبلی خود ندارند و تنها تغییر در طراحی آنهاست. دیجیتالی کردن آنها راهی برای کار با آنها است و کارمند باید کارت خود را به صورت فیزیکی در دستگاه وارد کند تا حضور و غیاب خود را ثبت کند.

اما هزینه تعمیرات و تقلب کارمندان برای ثبت حضور و غیاب از دلایلی است که امروزه از دستگاه های کارت استفاده نمی شود.

سیستم های کارت از راه دور جداگانه
برخی از سازمان‌ها هنوز از سیستم‌های کارت با فناوری پیشرفته استفاده می‌کنند.

برای ثبت حضور کافیست کارت شناسایی خود را به صفحه دستگاه نزدیک کنید.

اما مشکل اصلی آن همچنان تقلب کارکنان در استفاده از آن است.

می توانید از دستگاه های کارت در مجموعه های ورزشی استفاده کنید. که به عنوان اعتبار طراحی شده اند زیرا برای هر جلسه حضور در مرکز ورزشی مبلغی از اعتبار فرد کسر می شود.

در صورت تمایل می توانید از این زمان برای ردیابی افراد ورودی و خروجی به سازمان در مناطق ممنوعه استفاده کنید.

2- حضور بیومتریک:
طراحی آنها از فناوری مدرن (اسکن اثر انگشت، اسکن چشم، تشخیص چهره و غیره) استفاده می کند. برای به حداقل رساندن احتمال تقلب در حضور.

به لطف فناوری پیشرفته و قطعات سخت افزاری حساسی که در طراحی آن استفاده شده است. قیمت ارائه آن به مشتریان بالاست اما ویژگی های فوق العاده آن باعث نمی شود. اینکه مدیران از خرید دستگاه حضور و غیاب بیومتریک برای سازمان خود اجتناب کنند.

3- حضور مبتنی بر وب (ورود مبتنی بر وب)
در دنیای مدرن امروزی و پس از همه گیری ویروس کرونا، تعداد افرادی که از راه دور کار می کنند افزایش یافته است. به دلیل حجم بالای کارمندان، مدیران دیگر نمی توانند از دستگاه حضور و غیاب نسل قبل استفاده کنند. به همین دلیل است که سازمان ها از حضور مبتنی بر وب استفاده می کنند. این دستگاه بر اساس ورود کارمند به حساب کاربری طراحی شده است. سایر ویژگی ها شامل برنامه ریزی برنامه کاری، سیستم مرخصی و محاسبه حقوق و دستمزد است.

از آنجایی که مدیران دستگاه فیزیکی ندارند، فقط باید هزینه نرم افزار موجود در دستگاه را بپردازند که باعث صرفه جویی در هزینه ها می شود.

4- سیستم های تماس تلفنی
یکی دیگر از دستگاه های حضور و غیاب که سازمان ها برای کارکنان از راه دور خود در نظر گرفته اند، استفاده از حضور و غیاب تلفنی است که در آن کارکنان با شماره گیری و استفاده از صدای خود، حضور و غیاب خود را ثبت می کنند. با این حال، این دستگاه در دنیای مدرن استفاده نمی شود.

همانطور که در قسمت بودجه خرید دستگاه در بالا ذکر شد، تمامی دستگاه های زمان سنجی هزینه های اضافی نیز دارند مانند:

هزینه های نگهداری سرور و پایگاه داده:
دستگاه‌های حضور و غیاب تمام کمک‌های کارکنان شما به سازمان را با یک پایگاه داده برای ثبت و تصمیم‌گیری مقایسه می‌کنند.

مدیران باید هزینه سرورهای ابری یا سرورهای اختصاصی درون سازمان را در نظر بگیرند.

اگر کسب‌وکار کوچکی دارید، می‌توانید از سرورهای ابری استفاده کنید زیرا می‌توانید بهترین پشتیبانی و همگام‌سازی را به صورت ماهانه با هزینه‌ای ناچیز دریافت کنید.

اما برای شرکت های بزرگی که نیاز به ثبت اطلاعات کارکنان خود دارند، باید یک سرور اختصاصی نصب شود و یک متخصص سرور استخدام شود. این تصمیم هزینه های زیادی را برای مدیر به همراه خواهد داشت، اما این امر تنها یک بار است.

2- قیمت دستگاه سرویس
برای کسب و کارهای جدید و گروه های کوچکی که در ابتدا توانایی پرداخت هزینه های بالای خرید دستگاه حضور و غیاب را ندارند، دستگاه حضور و غیاب اثر انگشت را توصیه می کنیم، زیرا علاوه بر کارایی بالا، احتمال تقلب در گروه را نیز کاهش می دهند.

اما اگر سازمان بزرگتر باشد و قدرت خرید بالاتری داشته باشد، مدیر می تواند از دستگاه تشخیص چهره برای سازمان خود استفاده کند، از پیشرفته ترین الگوریتم های نرم افزاری استفاده می شود که می توانید از آنها در محیط ها استفاده کنید.

3- قیمت هر دستگاه
برای بسیاری از مدیران این سوال مطرح است که آیا یک دستگاه حضور و غیاب واحد می تواند نیازهای آنها را برای ضبط زمان داخل و خارج برآورده کند؟ پاسخ تعداد کارکنان شرکت است. اگر در شرکت خود تعداد کارمندان زیادی دارید و می خواهید زمان ناهار را محاسبه کنید و فقط یک دستگاه حضور و غیاب دارید، یک صف طولانی و طاقت فرسا در سازمان شما تشکیل می شود، باید به فکر خرید دستگاه حضور و غیاب و عدم وجود دستگاه باشید و کاهش دهید. یا تعداد دستگاه ها را با توجه به نیاز مجموعه خود افزایش دهید.

4- ظرفیت دستگاه
ظرفیت دستگاه به طور مستقیم با اندازه کارکنان مرتبط است، زیرا در طراحی همه

دستگاه حضور و غیاب ظرفیت مشخصی برای ثبت اطلاعات دارد و شما می توانید با توجه به سازمان خود دستگاه مورد نظر خود را خریداری کنید.

می توانید جهت خرید دستگاه حضور و غیاب به سایت مهام پرینت مراجعه کنید.